Häufig wird eine Einwilligung von Betroffenen eingeholt, obwohl für die entsprechende Verarbeitung eine andere Rechtsgrundlage zur Verfügung steht. Auf diese Praxis sollte dringend verzichtet werden.

Denn nach Ansicht des Gremiums der europäischen Datenschutzaufsichtsbehörden (EDPB) ist es nicht zulässig, zwischen den Rechtsgrundlagen zu wechseln. Auch nach Auffassung der deutschen Aufsichtsbehörden verbietet sich ein Rückgriff auf eine andere Rechtsgrundlage, wenn z.B. eine zusätzlich eingeholte Einwilligung widerrufen wird. Dieser soll nach dem Grundsatz der Transparenz und Fairness unzulässig sein.

Widerruft ein Betroffener also seine Einwilligung oder ist diese nicht wirksam, so ist die entsprechende Verarbeitung vom Verantwortlichen einzustellen. Problematisch ist dies dann, wenn der Verantwortliche aber noch zur Verarbeitung vertraglich (Art. 6 Abs. lit. b DSGVO) oder gesetzlich (Art. 6 Abs. lit. c DSGVO) verpflichtet ist.

Beispiel: Die Mustermann GmbH lässt ihre Beschäftigten eine Einwilligung unterzeichnen, dass dienstliche E-Mails gespeichert werden dürfen. Ein Mitarbeiter widerruft seine Einwilligung. Nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO iVm. mit § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB müssen jedoch Handelsbriefe 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Mustermann GmbH kann daher ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nicht nachkommen, da ein Wechsel der Rechtsgrundlage im Nachhinein nicht möglich ist.

Ich empfehle daher, mithilfe des Verarbeitungsverzeichnisses zu überprüfen, ob bestehende Einwilligungen durch andere Rechtsgrundlagen ersetzt werden können.

Die Guidelines 05/2020 on consent under Regulation 2016/679 des EDPB, abrufbar in englischer Sprache unter https://edpb.europa.eu/sites/edpb/files/files/file1/edpb_guidelines_202005_consent_en.pdf

Rechtsanwalt Robert Harzewski